articipation in the event is only possible for persons registered via the registration form, after payment in full and after receipt of the final confirmation sent by the Organiser to the Participant's email address. Sending the registration form itself is by no means the same as acceptance at Encuentro!

The number of Encuentro Participants is limited.

The Organiser reserves the right to refuse to qualify and to grant admission to Encuentro at its own discretion, without stating a reason.

The order of application does not matter.

It is possible to register in a pair or solo. In the case of pair registration, each Participant sall complete the registration form individually.

Upon receipt of the submitted form, the Organiser will notify the Participant by e-mail within 14 days if he/she has qualified (accepted) for Encuentro or if he/she has been placed on the reserve list.

If accepted to Encuentro, the Participant has 7 days to pay the registration fee.

If the payment is not made within this period, the qualification is cancelled and the Participant is transferred to the reserve list.

In the case of payment in a currency other than PLN, the Participant shall bear any additional costs of transfer, currency conversion etc.

By taking part in the Hotel Victoria Encuentro Milonguero 2025 event, each participant also agrees to the use of his or/her image through the publication of photos, videos, promotional materials in media (internet, press, television) to advertise the current and next editions of the event.

In the event of a Participant's cancellation from the Encuentro, the Organiser is not obliged to refund the registration fee.

Due to the need for role balance, in the case of resignation of one person of a pair, the Organiser cannot guarantee the participation of the other person of the pair and reserves the right to withdraw their qualification for the Encuentro.

If a Participant is unable to attend the Encuentro, they should contact the Organiser as soon as possible.

The Organiser reserves the right to move the Encuentro to another date or to cancel the Encuentro if there are important external circumstances. If the marathon is moved to another date, the registration fee will be postponed to the new event date. If the marathon is cancelled, the fee will be refunded to the bank account provided by the Participant.

The Organiser does not organise and is not responsible for and therefore does not reimburse costs for booking/purchasing of accommodation, transport tickets (air, train, etc.) and personal belongings of Encuentro Participants. The provision of accommodation and transport is the responsibility of the Encuentro Participant The Organiser recommends that the Participant purchases accommodation, transport tickets etc. only after the Organiser has finally confirmed the Participant's eligibility to participate in the Encuentro.

The Organiser reserves the right to make changes to the Encuentro programme and to the rules and regulations.

The Organiser reserves the right to request confirmation of the Participant's identity by showing a passport or other identification document.

The Organiser is not responsible for any damage to the Participant's health occurring during the Encuentro through the Participant's own fault or as a consequence of the actions of third parties.

The Participant of the Encuentro shall be financially responsible for damages caused by his/her fault during the Encuentro.

Udział w wydarzeniu możliwy jest wyłącznie dla osób zarejestrowanych poprzez formularz rejestracyjny, po dokonaniu całej płatności oraz po otrzymaniu ostatecznego potwierdzenia wysłanego przez Organizatora na adres email Uczestnika. Wysłanie samego formularza rejestracyjnego nie jest tożsame z przyjęciem na Encuentro!

Liczba Uczestników Encuentro jest ograniczona.

Organizator zastrzega sobie prawo do odmówienia zakwalifikowania oraz udzielenia wstępu na Encuentro zgodnie z własnym uznaniem, bez podania przyczyny.

Kolejność zgłoszeń nie ma znaczenia.

Możliwa jest rejestracja w parze lub w solo. W przypadku rejestracji w parze każdy z Uczestników wypełnia formularz rejestracyjny indywidualnie.

Po otrzymaniu przesłanego formularza Organizator w czasie 14 dni powiadomi Uczestnika e-mailem o zakwalifikowaniu (przyjęciu) na Encuentro lub o umieszczeniu Go na liście rezerwowej.

W przypadku przyjęcia na Encuentro Uczestnik ma 7 dni czasu na uiszczenie opłaty rejestracyjnej.

W przypadku braku wpłaty w tym terminie, kwalifikacja zostaje anulowana, zaś Uczestnik zostaje przeniesiony na listę rezerwową.

W przypadku płatności w walucie innej niż PLN Uczestnik ponosi wszelkie dodatkowe koszty przelewu, przewalutowania etc.

Każdy uczestnik biorąc udział w wydarzeniu Hotel Victoria Encuentro Milonguero 2025 wyraża jednocześnie zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku poprzez publikację zdjęć, nagrań wideo, materiałów reklamowych w mediach (internet, prasa, telewizja) celem reklamy obecnej i następnych edycji eventu.

W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Encuentro Organizator nie jest zobowiązany do zwrotu opłaty rejestracyjnej.

W związku z koniecznością zachowania równowagi ról, w przypadku rezygnacji jednej osoby z pary Organizator nie może zagwarantować udziału drugiej osoby z pary i rezerwuje sobie prawo do cofnięcia jej kwalifikacji na Encuentro.

W przypadku braku możliwości udziału w Encuentro Uczestnik powinien się jak najszybciej skontaktować z Organizatorem.

Organizator zastrzega sobie prawo do przeniesienia Encuentro na inny termin lub odwołania Encuentro, jeżeli zaistnieją ważne, zewnętrzne okoliczności. W przypadku przeniesienia maratonu na inny termin opłata rejestracyjna zostaje przesunięta na nową datę wydarzenia. W przypadku odwołania maratonu opłata zostanie zwrócona na podane przez Uczestnika konto bankowe.

Organizator nie organizuje oraz nie ponosi  odpowiedzialności i tym samym nie zwraca kosztów za rezerwację/zakup noclegów, biletów transportowych (lotniczych, kolejowych etc.) oraz za rzeczy osobiste Uczestników Encuentro. Zapewnienie zakwaterowania i transportu leży po stronie Uczestnika Encuentro Organizator zaleca dokonywanie zakupu przez Uczestnika noclegów, biletów transportowych etc. dopiero po ostatecznym potwierdzeniu przez Organizatora zakwalifikowania do udziału w Encuentro.

Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Encuentro oraz w regulaminie.

Organizator zastrzega sobie prawo do zażądania potwierdzenia tożsamości Uczestnika poprzez okazanie dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości.

Organizator nie ponosi  odpowiedzialności za uszczerbki na zdrowiu Uczestnika powstałe podczas Encuentro z winy własnej Uczestnika lub w konsekwencji działań osób trzecich.

Uczestnik Encuentro odpowiada finansowo za szkody powstałe z jego winy podczas Encuentro.